Notion

En esta página encontrarás una guía detallada sobre cómo utilizamos Notion como oficina virtual para un equipo remoto, seguimiento y finalización de tickets.

Guía de Trabajo y Uso de Tickets en Notion

Objetivo

Proveer una estructura y reglas claras para el uso de Notion como herramienta de colaboración en equipos remotos, así como para la creación, gestión y finalización de tickets (tareas). Al seguir estos lineamientos, evitamos confusiones y favorecemos el cumplimiento de plazos en nuestros proyectos.

1. Por qué Notion es Nuestra “Oficina”

Como equipo 100% remoto, no contamos con un espacio físico tradicional. En su lugar, Notion se convierte en nuestra “oficina virtual”, donde:

  • Centralizamos toda la información Es fundamental que cada tarea, documento o comentario clave se encuentre en Notion para que todos tengamos acceso fácil y rápido.

  • Facilitamos la colaboración y transparencia Podemos comentar, mencionar a otros compañeros y realizar actualizaciones en tiempo real.

  • Ordenamos el flujo de trabajo Al usar tablas, vistas de proyectos y calendarios, tenemos una visión clara de qué se está haciendo y quién es responsable de cada tarea.

2. Comunicación Efectiva en Notion

Dado que Notion es nuestro punto central de trabajo, debemos esforzarnos por mantener una comunicación clara y oportuna:

  1. Lee Tus Notificaciones

    • Evita mantener notificaciones sin leer.

    • Responder y cerrar esas notificaciones ayuda a que nada se pierda ni quede pendiente.

  2. Dedica Tiempo a los Tickets

    • Cada ticket debe tener la descripción detallada, el contexto suficiente y todos los archivos o links necesarios.

    • Es preferible invertir unos minutos extra para describir bien la tarea, en lugar de dejar huecos que luego generen confusiones.

  3. Comenta y Menciona

    • Cuando necesites la atención de un colaborador en particular, utiliza @ para notificarlo directamente.

    • Nos aseguramos de que la persona reciba la alerta en su bandeja de notificaciones y responda lo antes posible.

3. Reglas de Creación de Tickets

Cuando crees un nuevo ticket en Notion, asegúrate de que incluya:

  1. Nombre de la Tarea

    • Breve pero descriptivo.

    • Ejemplo: “Diseñar la nueva landing page”.

  2. Descripción

    • Explica qué se hará y por qué es importante.

    • Incluye todos los enlaces, rutas de archivos, referencias y documentos que el responsable necesite para realizar la tarea (evitar tareas ambiguas).

    • No crear tareas imposibles de cerrar o demasiado grandes. Si es muy amplia, divídela en subtareas manejables.

  3. Responsable

    • Asigna a una sola persona (en la medida de lo posible).

    • Esto permite tener claridad de quién está a cargo y quién debe dar seguimiento.

  4. Fecha de Entrega

    • Fecha objetivo para terminar la tarea.

    • No poner nunca tareas con deadline al día siguiente. Seamos realistas con las fechas para evitar confusiones.

Definition of Done (DoD)

La Definition of Done es un conjunto de criterios claros, medibles y verificables que definen cuándo una tarea (o ticket) se considera 100% completa. A continuación, se desglosan los puntos esenciales para que el DoD sea palpable y sirva como referencia objetiva al momento de finalizar una tarea:

  1. Entregables Claros

    • Lista de archivos, documentos o componentes que deben haberse creado o actualizado para dar la tarea por terminada.

    • Ejemplo: Código fuente subido a la rama principal (main), documentación en el repositorio de Notion o GitHub.

  2. Funcionalidad Verificada

    • Deben existir pruebas o evidencias de que la funcionalidad cumple las expectativas (pueden ser pruebas manuales o automáticas).

    • Preferiblemente, incluye un video o captura de pantalla como evidencia de que todo funciona correctamente (proporciona el enlace o archivo según corresponda).

    • Ejemplo: “Se puede iniciar sesión con credenciales válidas y se redirige al dashboard sin errores”.

  3. Cumplimiento de Especificaciones

    • La tarea respeta los requisitos descritos en su descripción y criterios de aceptación.

    • Ejemplo: Diseño coherente con el mockup, elementos de UX presentes, etc.

  4. Documentación y/o Evidencia

    • Capturas de pantalla, videos, manuales o cualquier otra forma de demostrar que la tarea funciona y está implementada según lo acordado.

    • Ejemplo: Un enlace al entorno de pruebas o despliegue (testing o staging) donde se puede revisar el resultado.

  5. Código Revisado (si aplica)

    • Para código, el push debe haber sido revisado en local, en la rama de producción asegurándose de no haber "roto" ningún proceso.

    • Se verifica que el código cumpla los estándares de estilo y arquitectura.

  6. Estado Actualizado en Notion

    • El ticket se mueve a "Listo para revisión" por el responsable y se deja un comentario final mencionando (@) a los interesados, confirmando que la tarea cumple con todos los requisitos.

    • Se asigna un tester para que dé feedback y, cuando considere que la tarea está finalizada, cambie el estado a "Completada".

4. Estados de las Tareas

El estado de cada ticket refleja su progreso. Usamos:

  • Sin Empezar Al crear la tarea, se inicia con este estado.

  • En Curso El responsable cambia el estado a “En curso” tan pronto comience a trabajar en ella.

  • Listo para revisión Indica que el responsable considera la tarea terminada según la Definition of Done.

  • Completada El tester o el responsable final la marca como "Completada" cuando se valida que cumple todos los criterios.

5. Retrasos y Cambios de Fecha de Entrega

Si no se completa la tarea en la fecha prevista:

  1. Actualiza la Nueva Fecha

    • El responsable debe asignar la nueva fecha de entrega.

    • Esto ayuda al equipo a reorganizar prioridades.

  2. Registra un Comentario de Retraso

    • Agrega un comentario explicando la razón del cambio de fecha.

    • Menciona (@) a quienes deban estar enterados para mantener la transparencia.

Recuerda: Los retrasos son parte natural del trabajo. Lo importante es comunicarlos y ajustar el plan de manera oportuna.

6. Finalización de la Tarea

Cuando la tarea cumple la Definition of Done, necesitamos tres elementos para considerarla realmente terminada:

  1. Evidencia

    • Puede ser un enlace, documento, captura de pantalla, video (muy recomendable) u otro recurso que demuestre que la tarea funciona como se esperaba.

  2. Asignación del Responsable de Testing (si aplica)

    • Agregar en el campo de responsable o mediante un comentario a la persona que realizará la validación final.

  3. Explicación de Cómo Probar (si aplica)

    • Brinda pasos simples para quien haga la revisión final (QA o stakeholders).

    • Ejemplo: “Ingresar a la URL www.ejemplo.com/diseño y validar el cambio de tipografía”.

7. Acciones en Caso de Retraso Extremo

Si el ticket se encuentra muy atrasado:

  • Reunión y Última Oportunidad El responsable y el equipo se juntan para redefinir plazos y compromisos.

  • Dividir la Tarea Partir la tarea en subtareas más pequeñas y manejables puede agilizar su avance.

  • Rotar la Responsabilidad Si el bloqueo se debe a falta de tiempo del responsable actual, se evalúa cambiar el responsable, previo acuerdo.

8. Conclusiones y Buenas Prácticas

  1. Mantén Notion Actualizado

    • Es nuestra oficina virtual; todo debe estar ahí de forma ordenada y clara.

  2. Comunica con Eficiencia

    • No dejes mensajes sin leer y menciona a quien corresponda cuando sea necesario.

  3. Invierte Tiempo en el Detalle de los Tickets

    • Un ticket bien redactado reduce preguntas y acelera el desarrollo.

    • Evita tareas ambiguas o demasiado grandes, divídelas si es necesario.

  4. Registra Cualquier Cambio

    • Actualiza fechas y estados sin miedo; la transparencia favorece la colaboración.

  5. Sé Proactivo

    • Si ves un posible atraso, avisa con tiempo al equipo para buscar soluciones.

  6. Compromiso

    • Estas reglas y recomendaciones nos ayudan a mantener un trabajo remoto fluido, organizado y altamente productivo.

    • ¡Sigamos estas prácticas para alcanzar juntos el éxito de nuestros proyectos!

¡Gracias por seguir esta guía y contribuir a un entorno de trabajo remoto más eficiente y productivo!

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